PROCESO DE IMPLEMENTACION DE INDICADORES EMPRESARIALES (3)

Etapa 2 : Diagnostico

Una vez que se ha confirmado el deseo de establecer el método de control mediante indicadores, la siguiente etapa es realizar un diagnostico empresarial para determinar los pasos a seguir en la implementaciòn del sistema de indicadores gerenciales

En esta etapa es necesario que usted conozca el funcionamiento de su empresa hasta en su mas mínimo detalle; es decir, como se menciono en la entrada anterior, todas las actividades y funciones que se realizan en cada área departamental.

Adicionalmente, deberá determinar, en cada una de ellas, cuales son los principales aspectos que deben ser permanente monitoreados. Este trabajo consiste en determinar las actividades y cuantificar sus resultados, por ejemplo, el numero de clientes que se atiende actualmente, el numero de facturas que se emiten a diario  el numero de productos que tiene en las vitrinas, el dinero en la cuenta bancaria, la rentabilidad de cada producto, entre otros.

El proceso ayuda a descubrir cuales son las actividades que debe mejorar para optimizar los resultados finales. De esta manera, instaurara un proceso de mejora continua para llegar a las metas deseadas.

Por lo tanto, el proceso de diagnostico deberá indicar las cifras actuales de cada una de las actividades realizas, dividiéndolas en actividades financieras, comerciales y operativas. Para ello, usted deberá establecer un plan de optimizo de procesos y actividades, tal como se menciono en la entrada anterior.

Cabe mencionar que este análisis de actividades y metas departamentales también debe de incluir un análisis de consecuencias y efectos. Así por ejemplo, el hecho de tener mucho stock de inventarios  Cuanto afectara a la liquidez empresarial?, o bien el hecho de aumentar el monto de ventas, cuanto afectará a la rentabilidad de la empresa?.

Otro aspecto importante que debe evaluar es la capacidad de la empresa para generar información  es decir, se debe preguntar si las cifras históricas de determinadas actividades puede establecerse con facilidad, o bien que tan fácil es obtener determinada información  Por ejemplo, conoce usted cuantas unidades de cada uno de sus productos vende por mes? o cual es el margen de ganancia real que tiene en sus diferentes tipos de inventarios? por lo tanto, es necesario que usted conozca si la empresa tiene los recursos manuales o tecnológicos para proveerle de la información que representa la base de la creación de los indicadores empresariales.

En consecuencia, el análisis y el diagnostico empresarial y departamental deben incluir el detalle de las cifras históricas que le gerencia desea controlar, el impacto de estas cifras en las metas empresariales y el análisis de su sistema de información general.